Особенности архивного хранения документов

Документации в процессе деятельности любой организации скапливается немало. Ее необходимо где-то хранить и обрабатывать. Онаархив – хранение документов должна быть доступна и сохранна. Ее приходится иногда утилизировать или сканировать. Словом, документооборотом должен кто-то заниматься. А сами бумаги нуждаются в удобном «месте жительства».

Существует несколько способов решить данный вопрос. Во-первых, под корпоративные документы можно приобрести специальную мебель, а также кейсы и короба. Последние изготавливают из различных материалов, лучшим среди которых считается гофрированный картон. К числу неоспоримых достоинств таких изделий относят прочность, долговечность, компактность, небольшой вес, эргономичность и вместительность.

Среди самой рациональной мебели под бумаги первое место, безусловно, занимают стеллажи. Они представляют собой предмет с множеством всевозможных ящичков и полочек открытого или закрытого типа различных размеров, материалов исполнения, расцветок, дизайнов и комплектаций. При этом можно купить готовый высококачественный стеллаж для хранения документов или заказать его изготовление по индивидуальному проекту. Мебель устанавливается в рабочих кабинетах сотрудников.

Этот вариант хорош лишь в том случае, если предприятие располагает адекватным объемом документации. Однако порой стеллажного оборудования явно недостаточно, чтобы решить проблему – приходится организовывать архив.

Его можно оборудовать в одном из офисных помещений. Правда, выделенное пространство должно соответствовать специфике будущих «обитателей» - документов. Не рекомендуется, к примеру, выбирать под архив комнаты вблизи инженерных коммуникаций, в подвальных и чердачных помещениях. В архиве необходимо поддерживать благоприятный микроклимат, соответствующий особенностям бумажных носителей информации. Повышенная влажность, яркий свет и многие другие факторы губительны для последних.

Принимая во внимание все сложности, многие руководители выбирают качественно иной, третий способ решения поставленной задачи – заключают договор с архивными центрами и передают им на хранение всю корпоративную документацию. В этом случае обеспечением сохранности бумаг, а также конфиденциальности содержащейся на них информации занимаются профессионалы. Их главное «оружие» - опыт, квалифицированность и, конечно, самое лучшее оснащение. В складских комплексах создан и поддерживается благоприятный микроклимат и представлено все необходимое оборудование для обеспечения слаженной и удобной работы с бумагами.

Следует отметить, что помимо хранения на хорошо оборудованных складах, архивные компании оказывают и другие услуги. Такие, как сканирование документов, их утилизацию, электронную обработку и т.д. При этом стоимость даже комплекса услуг обходится достаточно выгодно.

В последние годы архивные компании становятся весьма популярными. Поскольку они позволяют предпринимателям экономить не только финансовые средства, но также силы, нервы и время, которое в современном мире ценится на порядок выше денег.

 

Добавить отзыв, комментарий

Отзывы о фирмах Санкт-Петербурга, комментарии по статье или объявлению в справочнике предприятий – www.companybest.ru
Вы можете оставить свой отзыв или оценить предыдущие комментарии. Разрешается указывать только такие контактные данные: телефон, адрес, e-mail. Отзывы, перед публикацией проходят проверку модератора!


На сайте - фирмы, компании, предприятия в СПб

Сейчас 92 гостей онлайн