Как свести трудозатраты на проведение мероприятий к минимуму
Сегодня нередко можно увидеть рекламные афиши, на которых содержится информация о планируемом 
мероприятии, будь то конгресс, конференция или презентация какого-либо нового продукта. Однако мало кто задумывается, какой титанический труд лежит в основе каждого качественно проведенного крупного мероприятия. Если перечислить все процессы, которыми сопровождается организация деловых мероприятий, то получится довольно внушительный список.
И подчас справиться самостоятельно компании-организатору достаточно сложно. Начинается планирование любого крупного мероприятия с проработки его концепции и создания плана, в котором будет отражена первичная информация.
Далее определяется список гостей, а также параллельно составляется список выступающих и экспертов. Сразу же после этого рассылаются приглашения на мероприятие с указанием уже определенного времени и места, а также других важных данных.
Выбор места является очередной головной болью, необходимо, чтобы конференц-зал был просторным, хорошо кондиционируемым и легко вместил в себя всех приглашенных лиц. Найти такое помещение и договориться о его аренде не всегда самое легкое задание. Самостоятельно же просматривать все варианты просто нерационально.
Также необходимо предусмотреть, чтобы имеющееся в конференц-зале оборудование было высокого качества, дабы во время выступлений не произошли технические сбои и неполадки, что часто случается с проекторами, микрофонами и колонками. Особенно часто такое происходит при работе с чужой аппаратурой.
Более того, при проведении конгресса продолжительностью в несколько дней важно разместить посетителей неподалеку от основной площадки, при этом обеспечив подобающий уровень комфорта. Бронировать номера следует заблаговременно, желательно за месяц до планируемого события.
Спланировать все это одному практически нереально. Но сегодня существуют компании, которые специализируются на организации деловых мероприятий, имея в своем арсенале богатый опыт и множество необходимых связей для беспрепятственного контакта с администрациями заведений, которые планируется использовать для мероприятия.
В Санкт-Петербурге одну из лидирующих позиций среди компаний-организаторов занимает компания ПроксиЦентр, делающая основной упор в своей деятельности на организацию конгрессных мероприятий, а также на транспортное и ИТ-сопровождение.
В компании собраны высококвалифицированные сотрудники, которые без проблем справятся с организацией даже самых срочных и сложных мероприятий. Перед самим проведением сотрудники Прокси Центр составят подробный план и утвердят его. Помощь может быть различной и обсуждается индивидуально с каждым заказчиком. Например, некоторым клиентам достаточно одной подробной консультации и получения списка наиболее подходящих мест для мероприятия. Но все же большинство клиентов доверяет весь процесс подготовки важного события профессионалам, концентрируясь на своей обычной и самой важной деятельности.
«ПроксиЦентр»
Адрес: Санкт-Петербург, ул. Звенигородская, 22
Телефон: (812) 635-55-51
E-mail: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.